Är du trött på ineffektiva möten? Det är de flesta, både chefer och medarbetare. De flestachefer går på många möten varje vecka och nästan lika många upplevs som ineffektiva. Det är illa nog att tiden upplevs som bortslösad många gånger, men det värsta är ändå att de har en negativ inverkan på stressnivån. Det har blivit en form av “mötesstress” som inte är bra för någon.
Trött på ineffektiva möten?
May 17, 2015 at 11:13 AM
Förutom egna chefsmöten så tillkommer alla de möten som ska planeras och genomföras med den egna arbetsgruppen. De ska alltid genomföras enligt plan och bör bara ställas in i nödfall.Det kan förstås vara frestande att välja bort eller ställa in i brist på tid, men det har ett högt pris. En vanlig reaktion blir då att medarbetarna tänker “ingen bryr sig om oss” och “vi är inte viktiga”, vilket får en negativ konsekvens i form av “tappade sugar” och låg motivation.
Eftersom obligatoriska möten för chefer kan vara svåra att påverka, ligger fokus här på de möten som genomförs på den egna arbetsplatsen.
Om du upplever dina möten som ineffektiva och det finns intresse för att tänka till, tänka om och tänka nytt, kanske något av följande tips kan göra skillnad. Skillnad genom att bidra till att morgondagens möten ger kraft istället för att ta kraft och energi från deltagarna.
Grunden är att se till att mötesdeltagarna känner att “det finns en anledning till att just jag sitter här” och inte “vad gör jag här?”, vilket tyvärr är alltför vanligt. Frustrationen av att efteråt känna besvikelsen över att varken ha kunnat bidra eller att ha fått ut något själv av mötet. Hur kan den känslan undvikas?
Här är några bra saker att tänka på:
- Endast berörda blir inbjudna till mötet. Vem behöver vara med och varför?
- Tydliggöra syftet med mötet. Att det framgår i kallelsen vilken typ av möte det är. (arbetsplatsträff, informationsmöte, planeringsmöte etc)
- God förberedelse. Sänd ut aktuella frågor/punkter som ska tas upp och diskuteras i god tid innan. Att be om “påläsning” inför mötet med tankar, idéer alternativt svar.
- Låt alla som deltar få uttala sig. Att gå “laget runt” bidrar till en känsla av delaktighet och en stark gemenskap.
- Ha fler mindre och mer riktade möten i möjligaste mån. Där personer med kunskap, intresse och engagemang i frågan jobbar fram olika alternativa förslag, vilka sedan redovisas vid ett senare möte.
- Rösta fram bästa förslag fram och besluta även vem som gör vad och när det ska vara färdigt. Det är alltför vanligt att bra idéer och förslag blir liggande …
- Gör den viktiga uppföljningen. Hur går det? Behövs det stöd eller mer resurser?
En lite annorlunda form är annars mycket korta möten på ca 15 min (genomförs stående) där viktig information delas och där snabba beslut kan tas. Extra stor tydlighet med agenda och förberedelse är A och O. Låter klokt, när och där det fungerar.
Jag avslutar med att stryka under vikten av att ha möten generellt.Människor behöver mötas, mötas “IRL In Real Life som det heter nu för tiden. Möten helt utan agenda blir ofta kreativa av sig självt. Problem får sin lösning utan större ansträngning, problem som kanske aldrig hade fått sin lösning på ett mer officiellt möte.
Kraften i mötet mellan människor är viktig och får inte gå förlorad i jakten på effektivitet!
Lycka till med att införa effektiva, energigivande möten på arbetsplatsen!