Bygga team. Ta ansvar. Skapa resultat. Det är chefens hjärtefrågor. Men verkligheten ser annorlunda ut. Det är papper och åter papper. Chefen har blivit en administratör som drömmer om en assistent för att kunna ägna sig åt ledarskapet.
Våga delegera mera
July 20, 2012 at 11:25 AM
En av fyra chefer ägnar mer än hälften av arbetstiden åt administration. Det visar en webbundersökning som Chef har gjort bland drygt 2.200 chefer. Av de tillfrågade cheferna menar tre av fyra att de inte hinner sköta alla de uppgifter som hör till chefsrollen på ett sätt som de är nöjda med under en normal arbetsvecka.
Det gäller att hitta en metod för att hantera administration – och att delegera mer till medarbetarna.
12 administrativa uppgifter chefen kan delegera
1 Arrangera interna evenemang. Tillsätt en arbetsgrupp eller en festkommitté och du kommer att få se kreativitet som du inte anade fanns.
2 Boka möten. Samma sak som med evenemang. Du kan vara säker på att den du ber sköta bokningen av mötet kommer att vara lite extra engagerad och närvarande i det.
3 Boka resor. Visst går det numera snabbt att boka sin egen resa framför datorn. Men så fort det är fler resenärer blir det mer av allt: avstämning, planering och administration. Låt en medresenär ta hand om bokningen.
4 Göra scheman. Låt en medarbetare bli ansvarig för att samla in fakta om arbetstider och önskemål när det gäller till exempel semester. Ditt jobb blir att kontrollera om planeringen stöder verksamheten – och sedan godkänna.
5 Kopiera. Kom igen, det är 2012! Om du inte helt kan strunta i papperskopiorna, be någon som berörs av dokumenten att ta hand om dem.
6 Leda möten. Att alternera rollerna på ett möte ökar respekten och värdskapet. Du lär dig att se hur människor fungerar i olika roller.
7 Policyer. Sitt inte och skriv alla själv utan diskutera dem i ledningsgruppen. Och fördela arbetet mellan er.
8 Protokoll. Att dokumentera vad som sägs vid ett möte är viktigt men stjäl tankekraft. Och dina tankar behövs om mötet ska ta er framåt!
9 Skriva agenda. Låt dina medarbetare planera vad era möten ska innehålla. Kom med förslag och önskemål, men lämna ifrån dig ansvaret för agendan.
10 Svara på enkäter. ”Var med i vår undersökning, det tar bara tre minuter.” Ägna de tre minuterna åt något annat och låt i stället en medarbetare få uppleva hur det känns att föra gruppens talan i en anonym enkät.
11 Underlag till möten, projekt eller presentationer. Dina medarbetare är experterna. Låt expertisen tala!
12 Underlag till affärsbrev. I stället för att börja jaga siffror och statistik, låt någon annan göra det. Låt ditt jobb bli att sammanställa dem och underteckna brevet.
Tjänsteportalen delar gärna saker som inspirerar och motiverar oss. Vi vill passa på att tacka Dn.se